Datenschutz-Grund­verordnung

Rechtssicher mit Office 365 den neuen Anforderungen begegnen

Seit dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in allen Unternehmen anzuwenden. Lesen Sie hier über die damit verbundenen Herausforderungen und Lösungen und wie Ihnen Trans4mation bei der Umsetzung zur Seite steht.


Ob für KMU, Behörden oder Auftragsdatenverarbeiter: Mit Microsoft Office 365 setzen Sie die Datenschutz-Grundverordnung zum Beispiel für Webseiten, kleine oder größere Unternehmen und Anwälte in Deutschland, Österreich und der Schweiz einfach um.

 

Compliance als Anspruch
und Wirklichkeit

Ab Mai 2018 gilt für Unternehmen, die personenbezogene Daten von Bürgern aus der Europäischen Union erheben, die Datenschutz-Grundverordnung. Da die Einhaltung der neuen Pflichten händisch kaum möglich ist, müssen automatisierte Verfahren zuverlässig die Anforderungen der Verordnung bewältigen. Microsoft Office 365 stellt zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, um einen rechtssicheren Betrieb Ihres Unternehmens zu garantieren. Informieren Sie sich über die Anforderungen der neuen Gesetzgebung und die Möglichkeiten, die in Office 365 zu deren Einhaltung bereitstehen.

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Automatische Datenklassifizierung

Keine händische Dokumentation und Identifikation der Daten und Arbeitsabläufe sowie automatische Identifizierung und Klassifizierung des Datenbestandes

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Zentralisiertes Compliance Management

Komfortable Steuerung der Workflows für den Datenschutz von einem Ort

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Intelligente Sicherheitsmechanismen

Umfangreich geprüfte Softwaretechnik und automatische Bedrohungserkennung

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Native
Integration

Bekannte Oberflächen und keine zusätzliche Software notwendig

Gewappnet für alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung

Durch die weite Definition des Begriffes „Verarbeitung“ und schärfere Datenschutzregelungen müssen Unternehmen viele neue Aufgaben bewältigen – Office 365 hilft dabei.

Neue Aufgaben für Unternehmen

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Grundsätze des Datenschutzes

Die Datenschutz-Grundverordnung gibt den Verantwortlichen einige verbindliche Grundsätze an die Hand und stellt Regeln für deren Einhaltung auf. Bei der Verarbeitung, sind alle verantwortlichen Stellen angehalten, besonders auf die Wahrung der Grundrichtlinien „Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“ (Art. 5 Abs. 1a) zu achten. Die Verarbeitung muss für den Zweck der Datenerhebung erfolgen („Zweckbindung“ vgl. Art. 5 Abs. 1b) und auf das kleinste Maß minimiert werden („Datenminimierung“ vgl. Art. 5 Abs. 1c). Sobald ein Datensatz veraltet oder falsch wird, ist die Aufgabe der Verarbeitenden, eine Löschung oder Korrektur anzusetzen („Richtigkeit“ vgl. Art. 5 Abs. 1d) und personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie es unbedingt erforderlich ist („Speicherbegrenzung“ vgl. Art. 5 Abs. 1e). Während jeder Verarbeitung ist stets die Sicherheit und Unversehrtheit dieser Daten zu beachten („Integrität und Vertraulichkeit“ vgl. Art. 5 Abs. 1f). Die Einhaltung jener Regeln sollte eigentlich bereits in jedem Unternehmen Standard sein und keine signifikanten Umstellungen erfordern. Viel größere Mühen verursachen jedoch die Nachweispflichten (vgl. Art. 24 Abs. 1-3), die damit verbunden werden.

Dokumentations- und Auskunftspflichten

Speziell die Bestimmung des Begriffes „Verarbeitung“, lässt große Dokumentationsaufgaben entstehen, da bereits das Abspeichern oder Ordnen unter die Tätigkeit des Verarbeitens fällt (vgl. Art. 4 Abs. 2). Da Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze aus dem vorherigen Absatz nachweisen müssen („Rechenschaftspflicht“ vgl. Art. 5 Abs. 2), können Aufgabenberge entstehen, deren händische Durchführung kaum möglich ist. Wird zum Beispiel ein Textdokument, das bei einem Kundengespräch angelegt wurde und die Kontaktdaten des Kunden enthält, abgespeichert, tritt die Rechenschaftspflicht in Kraft. Wird das Dokument nun an einem anderen Ort abgespeichert oder in einem Clouddienst verarbeitet, so muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein, dass die Grundsätze der Datenverarbeitung eingehalten werden. Daher ist es wichtig, rechtzeitig mit der Umstellung auf eine automatisierte Dokumentation und Indizierung umzusteigen, um nicht am Stichtag von den Anforderungen überrannt zu werden, zumal die Anforderungen der DSGVO noch detaillierter sind und hier nur ein kleiner Ausschnitt angeführt wurde.

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Vollständige Integration in Office 365

Verbinden Sie die gleichzeitige Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung mit einem von Trans4mation organisierten Umzug auf Office 365. Neben den darin bereitgestellten Werkzeugen ist keine weitere Infrastruktur zur Einhaltung der DSGVO nötig.

Beratung, Vertrieb, Analyse, Planung, Migration, Implementation, Betrieb und Support aus einer Hand
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Unser Service – Ihr Mehrwert

Mit Trans4mation stellt die Datenschutz-Grundverordnung keine große Hürde für Ihr Unternehmen dar. Wir übernehmen die Prüfung und Konfiguration Ihrer IT-Systeme, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Wir beginnen bereits bei der Beschaffung der Lizenzen und wählen diese durch umfangreiche Analysen und Planungsprozesse in Abstimmung mit Ihnen aus. Anschließend migrieren wir bestehende Systeme und implementieren alle Neuerungen. Während des Betriebs bleiben wir an Ihrer Seite, schulen Ihre Mitarbeiter und garantieren mit unserem Helpdesk einen reibungslosen Start und Betrieb. Mit Datenschutz365 erhalten Sie Compliance-as-a-service und werden den neuen Datenschutzgesetzen schnell und transparent gerecht.

Mit zuverlässigen Technologien rechtssichere Workflows gestalten

Durch den Einsatz leistungsstarker Microsoft Programme, werden Sie den Kontakt zu Kollegen und Partnern noch intuitiver herstellen.

 

Office 365

Office 365

Office 365 ermöglicht cloudbasiertes und flexibles Arbeiten. Die bekannten Oberflächen werden um immer aktuelle Kommunikations- und Kooperationswerkzeuge erweitert. Sie erhalten von allen Orten Zugriff auf Ihre Daten und arbeiten mit den integrierten Compliance-Tools stets rechtssicher.

Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung mit weltweiter Verfügbarkeit.

Microsoft Global Datacenters

Kombinieren Sie Sicherheit mit globaler Verfügbarkeit und Redundanz. Direkt in Office 365 eingebunden, gewähren die Microsoft Global Datacenters die Vorteile einer cloudbasierten Arbeitsweise, wie Skalierbarkeit und ortsunabhängige Verfügbarkeit in Kombination mit der Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien.

Microsoft Cloud Deutschland ermöglicht Datenschutz mit Speicherung ihrer Daten in Deutschland.

Microsoft Cloud Deutschland

Nutzen Sie alle Vorteile der Cloud, ohne dass Ihre Daten je Deutschland verlassen. In Kooperation mit deutschen Datentreuhändern, bleiben Ihre Dokumente in der Nähe und werden in Rechenzentren verwaltet, die nach deutschem Recht agieren. Alle Arbeitsabläufe bleiben davon unangetastet. Lediglich der Speicherort Ihrer Datenbestände ändert sich.

Können wir Ihnen weiterhelfen?

Sie sind neugierig geworden? Unsere Consultants freuen sich auf Ihre Fragen!

Ansprechpartner für Datenschutz 365

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